Nunca se falou tanto sobre produtividade como atualmente. Em uma sociedade de consumo onde a concorrência é cada vez mais acirrada, apenas produzir grandes quantidades de produtos não é mais o suficiente para manter os clientes satisfeitos, e as empresas acabam tendo que encontrar alternativas para produzir de forma mais eficiente ao mesmo tempo em que se mantêm a qualidade dos produtos e se investe em inovação.
A palavra automação é proveniente do latim (automatus) e significa “mover-se por si só”. Na prática, consiste na adoção de protocolos e tecnologias cujo objetivo é substituir, total ou parcialmente, a necessidade da intervenção humana para o funcionamento de um determinado processo. Para uma empresa isso significa economia com mão de obra e maior rapidez na realização de tarefas cotidianas, gerando mais tempo livre para se trabalhar em projetos que realmente importam e que trazem resultados significativos.
A automação de tarefas pode ser realizada de diversas formas e, ao contrário do que a maioria das pessoas pensam, nem sempre necessita de alto investimento em tecnologia. Podemos citar como os principais exemplos:
Planejamento Operacional
Consiste na elaboração de um “plano de ação” para cada tarefa de uma empresa. Com um Planejamento Operacional elimina-se a necessidade de se repetir orientações todas as vezes que uma tarefa precisar ser executada, economizando tempo e trabalho dentro de sua empresa.
Apesar de ser amplamente utilizado na automação de tarefas, também pode ser usado no controle de situações de emergência. Para isso, coleta-se a maior quantidade de dados possíveis a fim de premeditar as situações de emergência que possam ocorrer e, se por ventura elas ocorram de fato, todos já saberão como agir através do Plano Operacional.
Softwares e equipamentos
Softwares são programas de computadores desenvolvidos para realizar tarefas específicas. Com eles é possível automatizar quase por completo vários tipos de tarefas que abrangem desde serviços burocráticos (emissão de Nota Fiscal, controle de ponto dos funcionários, etc) até procedimentos médicos, como já acontece atualmente.
Existem milhares de softwares disponíveis no mercado. Alguns podem ser encontrados gratuitamente e outros podem custar realmente caros.
Assim como os softwares, existem milhares de opções com relação a equipamentos que podem automatizar tarefas dentro de sua empresa. Os processos ficam mais eficientes quando equipamentos e softwares trabalham em harmonia e, como sempre, a escolha da implementação desse tipo de tecnologia vai depender dos objetivos e orçamento de cada empresa.
Terceirização
Sendo a forma mais rápida e eficiente em termos de otimização de tempo e economia de mão de obra, a terceirazação tem se tornado uma prática cada vez mais comum em empresas de médio e grande porte.
A maior vantagem da terceirização é transferir para fora da empresa todos os processos que antes levariam tempo e dinheiro para serem realizados. Dessa forma a empresa pode focar no seu próprio ramo de negócio enquanto reduz custo e desperdício por parte de funcionários.
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Todas as formas citadas acima possuem custos específicos que podem variar com o tamanho e ramo em que sua empresa atua. Porém é importante lembrar que o principal objetivo da automação de tarefas é realizar os mesmos processos de forma mais eficiente.
Durante a implementação de processos para automação de tarefas, é preciso levar em conta que o investimento será convertido em tempo livre que, se usado de forma inteligente, cobrirá todos os gastos ao longo prazo e ainda tornará sua empresa mais competitiva no mercado.
E isso vale para empresas que trabalham com Inbound Marketing (como nós da Profissas) ou qualquer outro nicho do mercado.
