Produtividade

GTD – Getting Things Done: como realmente terminar suas coisas

Uma vez ouvi de um amigo o seguinte – e sábio – conselho: se você tem algo que quer muito fazer, monitore seus pensamentos sobre isso durante três meses. Se o aparecimento dessa ideia for recorrente no seu dia a dia, significa que é algo que vale a pena, então faça. Deixar de concluir a ação mostra que sua ideia não era tão boa (ou motivadora) assim.

É aí que a gente entra em um dos maiores problemas dos dias atuais, que é começar as coisas e não terminar absolutamente nada. Pode reparar que essa é uma constante na vida, para além do campo profissional, e indo até para as relações interpessoais:

  • falamos que vamos marcar um encontro com um amigo, e não marcamos;
  • preferimos “ficar” a nos engajar em um relacionamento porque, assim, podemos sair dele a qualquer momento, ao invés de terminá-lo;
  • dizemos que vamos colecionar moedas mas, depois de três meses, paramos.

E, o mais clássico do mundo digital: começamos um blog/canal de YouTube/perfil profissional nas redes e, daí a algum tempo, é como se nada disso estivesse sequer iniciado.

Simplesmente tiramos da nossa vida as coisas que até gostaríamos de fazer, mas ficamos muito entediados para levar adiante, ou acreditamos que não temos tempo suficiente para desenvolver tais tarefas.

Partindo para o campo profissional, a coisa fica ainda mais feia: quem nunca chegou no trabalho com a pauta cheia e procrastinou porque a primeira tarefa era, simplesmente, desanimadora? Além disso, muita gente fez mestrado em reclamar que não tem tempo de se engajar nos inúmeros trabalhos que rondam o dia quando, na verdade, é tudo uma questão de organização.

E como fazer isso?

Há algum tempo participei de um evento de dois dias sobre como concluir aquilo que nos propusemos a fazer e descobri que tudo começa com o compromisso: seja uma tarefa que você mesmo inventou ou uma que te pediram para fazer, se você disse sim, faça.

(E se você queria ter dito não, vá até o fim do texto.)

Mas existem algumas diquinhas maravilhosas para que as coisas sejam realmente feitas, e vou compartilhar a lista delas com você porque você merece. Tire o mimimi da sala e leia com atenção o material abaixo.

Passando da “to do list” para a “done”

Muita gente estabelece uma lista horrendamente enorme de tarefas para fazer durante o dia e depois reclama que não tem tempo para mais nada.

A primeira coisa que você tem que fazer antes de definir a sua coluna de “a fazer” é se lembrar que seu dia tem apenas 24 horas – e que o mais saudável a se fazer é guardar oito horas de sono para cada um deles.

Dito isso, você tem uma realidade de 12 horas para cumprir seus afazeres, comer, tomar banho e se deslocar de um lugar para outro, se trabalhar fora de casa.

Se você já definiu as tarefas de hoje e amanhã sem pensar nessas variáveis, tudo bem. Mas lembre-se de que as da semana que vem, do mês que vem, do semestre que vem e dos próximos cincos anos devem estar planejadas de acordo com a sua disponibilidade em realizá-las.

Pergunta: seus objetivos são verdadeiros?

Cena clássica que você já viu – ou fez: a pessoa começa a dieta, mas dez dias depois já nem se lembra da nova alimentação e adota a aceitação de que tem mais talento é para pisar na jaca.

Não tem jeito: o segredo para ir até o fim de qualquer coisa que a gente começa é ter uma razão verdadeira, para nós, do porque isso está acontecendo. Se for só pra mostrar pros outros ou qualquer outra razão superficial, já pode colocar o item na sua listinha de inacabados.

Agora, se o negócio é mostrar pra você, é superar seus limites por você, por razões que façam sentido pra você, a coisa muda de figura. É por isso que um serviço com o qual não nos identificamos – ou que carregue uma verdade da qual não acreditamos – vai ficar para sempre te atormentando por não ter sido concluído.

Pergunta: você tem listas monitoráveis?

Sabe aquela história de “me pediram isso mas eu não preciso anotar porque vou me lembrar”? Spoiler alert: você não vai se lembrar.

Anote, e de preferência em listas que são monitoráveis, seja em uma planilha de Excel, que pode mostrar em cores o que está atrasado, em dia ou em andamento, ou em quadros na parede que te lembrem do que deve ser feito, o que está sendo feito e o que foi concluído.

Se você estiver andando pela rua e se lembrar de uma tarefa, por menor que ela seja (comprar o leite, por exemplo), anote num caderninho ou num bloco de notas do celular, dando um prazo para a conclusão da atividade. Faça a mesma coisa com suas responsabilidades de trabalho, seus compromissos pessoais e sua agenda social.

Quando você coloca tudo em uma única lista fica muito mais simples entender qual é o seu tempo útil para fazer as coisas e quantas coisas você deve concluir, podendo mexer nos prazos conforme isso for necessário.

Ficar com as tarefas só no plano das ideias pode desorganizar sua agenda – e você ainda corre o risco de esquecer algo importante por acreditar que ia se lembrar disso de qualquer jeito.

Dica de ouro: diga não

Na verdade, a primeira dica de ouro é usar aplicativos de lembretes, despertadores e toda a sorte de acessórios que te façam se lembrar da tarefa que precisa ser concluída, seja ela entregar um trabalho, pagar uma conta ou tomar mais um copo de água.

Mas até essa dica só será efetiva se você tiver se lembrado do que vai nortear sua vida hoje e sempre: dizer não.

Isso mesmo. Negar tarefas, trabalhos, encontros e qualquer outra coisa que você não queira fazer, que não vá te acrescentar nenhum valor, que não vai te pagar bem ou que você não sabe como desenvolver e terá um tempo muito curto para descobrir.

Sua mãe te chamou para ir no shopping, mas você tem que terminar a monografia? Diga não, obrigado.

Sua pauta no trabalho está cheia mas os colegas querem fazer um lanche de meia hora? Não, obrigado.

Aliás, seu cliente quer que você faça um novo serviço sobre algo do qual você não acredita – e que pode te estressar muito, apesar de pagar bem? Não, obrigado.

Quanto mais respostas positivas você dá, menos tempo útil de trabalho você tem. Lembre-se disso e não tenha medo de usar a palavra não quando ela for desafogar sua vida.

Ter compromisso para as coisas as quais a gente diz sim é imprescindível – mas, se existe a chance de dizer não antes de começar uma nova tarefa, por que não usar esse trunfo?

Acredite: na hora que as perguntas desse texto estiverem respondidas, e você só concordar com aquilo que realmente quer/pode/dá conta de fazer, seus dias úteis serão bem mais produtivos. Aí, quem sabe, você consiga dar prosseguimento àquele blog que você adorava, mas abandonou porque não tinha mais tempo pra ele.

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