Gestão

Como utilizar o Trello para gerenciar sua equipe

Já falamos por aqui que estávamos utilizando o Wunderlist há cerca de um ano para gerenciar nossos projetos internos, e ele sempre conseguiu suprir todas nossas necessidades neste sentido.

Porém, conforme a equipe e o número de projetos em andamento foram crescendo, sentimos a necessidade de procurar uma ferramenta que permitisse uma organização mais prática e flexível para todo mundo da equipe.

Então decidimos transferir todos os nossos processos relacionados aos clientes para o Trello. Deixamos no Wunderlist apenas os processos de administração, que são recorrentes e muito mais simples de serem gerenciados.

Trello

A interface do Trello pode parecer um pouco intimidadora no início devido ao número muito maior de recursos que ela oferece em comparação ao Wunderlist, que é muito mais simples e intuitivo.

Mas com o tempo vimos que o Trello não é tão complicado como parece, e os vários recursos que ele oferece são de extrema utilidade. Não só para o gerenciamento dos projetos, mas também da equipe como um todo.

Separamos para vocês algumas dicas de como usamos o Trello para gerenciar nossa equipe nos mais variados projetos. Vale lembrar que um dos maiores diferenciais desta ferramenta é sua flexibilidade e, portanto, não significa que a forma como a utilizamos é a única ou a melhor, mas sim que ela  tem funcionado muito bem com a gente.

Crie um time pessoal para gerenciar seus projetos

O primeiro passo, antes de começar a organizar qualquer projeto, é definir quais pessoas irão trabalhar nele.

Você pode convidar todos os membros da sua equipe a fazer parte do seu time pessoal e, desta forma, ser capaz de delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada um no projeto.

Criar time pessoal no Trello

Crie um quadro para cada cliente

Para organizar seus projetos de uma forma mais eficiente, você pode criar um quadro para cada cliente e assim conseguir selecionar as tarefas dentro de cada um deles de forma independente. Para facilitar a navegação e otimizar tempo, você também pode personalizar cada cliente com uma cor distinta.

Isso evita que você fique perdido no meio de várias tarefas sem saber exatamente a qual projeto ela pertence.

Um quadro para cada cliente

Organize suas listas

Dentro de cada quadro no Trello você tem a possibilidade de criar listas com cartões que podem ser classificados e gerenciados de diversas formas.

Aqui na Profissas nos decidimos utilizar a organização sugerida pelo próprio Trello, que é baseada na metodologia Kanban e define cada lista como uma etapa do processo.

Aqui na Profissas nós utilizamos cada cartão como um serviço que é oferecido para o cliente. Cada cartão pode ser delegado a determinado membro da equipe, possuir prazo de entrega, anexos e vários outros recursos.

Cada lista é uma etapa do processo

Outra vantagem do Trello é a capacidade de mover cartões de uma lista para outra de forma rápida e intuitiva (você só precisa clicar e arrastar). Desta forma você pode facilmente mover um cartão (que no nosso caso é um serviço) que acabou de ser concluído da lista “Em andamento” para a lista “Finalizado”.

Crie checklists dentro de cada cartão

Como cada serviço é composto por várias tarefas, criamos dentro de cada cartão um checklist que indica detalhadamente o que precisa ser feito para conclusão daquele serviço.

Checklists

Crie etiquetas para cada cartão

Outro excelente recurso do Trello que pode facilitar muito sua gestão é a possibilidade de criar etiquetas para cada cartão.

Isso permite que você identifique rapidamente os serviços de cada cartão, como por exemplo: SEO, desenvolvimento de sites, mídias sociais, etc. Além disso, a criação de etiquetas permite uma utilização eficiente dos filtros e faz com que você encontre muito mais rápido o que procura.

Etiquetas

Tenha um quadro para Gestão de Projetos

Como gestor de projetos, é muito importante que você tenha um quadro que te mostre, mesmo que seja de forma simplória, todos os projetos que estão em andamento pela sua equipe.

Outra forma de acompanhar o trabalho de sua equipe é através do fluxo de notificação. Ele mostra, de forma rápida e dinâmica, o que foi modificado, quando e por qual membro da equipe.

Gestão de Projetos + Fluxo

Utilize os filtros de pesquisa

Conforme o número de projetos em andamento e o tamanho da equipe cresce, é natural que fique cada vez mais difícil conseguir encontrar o que você procura apenas navegando pela interface do Trello.

Existem vários filtros disponíveis, como quadros, listas, membros da equipe e outros. Mas talvez o mais útil na hora de acompanhar o andamento da sua equipe seja o filtro por etiquetas.

Vamos supor que você queira saber como está o andamento do desenvolvimento de um determinado site, basta filtrar a busca pela etiqueta previamente criada “Desenvolvimento de Site” e violá.

Pesquisa

Utilize o Calendário para controlar os prazos

Uma ferramenta “extra” que pode ser utilizada a seu favor é o Calendário que a própria plataforma oferece. Por ele você pode acompanhar quais projetos e tarefas precisam ser completadas em determinada data.

O Calendário pode ser acessado através de Mostrar Menu > Ferramentas Extras > Calendário.

Calendário

Use e abuse das extensões

Existem dezenas de extensões gratuitas e muito úteis para você otimizar ainda mais o seu uso do Trello, e o pessoal da SEO Master tem um ótimo artigo com as 6 melhores extensões que vale a pena conferir.

Uma extensão que tem sido muito útil para a gente aqui na Profissas é Elegantt. Ele gera automaticamente uma barra de progresso para seus projetos baseado nas suas informações do Trello.

Elegantt Plugin

Como vocês podem ver, além de ser uma ótima plataforma para gerenciamento de equipes e projetos, você pode otimiza-lo de acordo com suas necessidades e demandas.

Inclusive para processos de Inbound Marketing, como fazemos por aqui!

Sim, ele pode parecer um pouco complicado no início, mas com certeza o tempo que você gasta aprendendo a utiliza-lo é rapidamente compensando pelo tempo que você economiza com sua gestão de projetos no futuro.

Se gostou do artigo, convido você a fazer o download gratuito do nosso novo eBook Marketing Digital: O Passo a Passo para Iniciantes. Nele você vai encontrar tudo o que precisa saber para dar iniciar sua estratégia de Marketing Digital – independente do tamanho de sua empresa.

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E como sempre, se ainda tiver alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato com a gente. 🙂

Comentários (3)
  1. Natasha Chagas disse:

    Muito bom o artigo!! continuarei acompanhando
    Sucesso

  2. Ana disse:

    Olá dúvida: possuo uma equipe para realizar o processo mas preciso comunicar com um da equipe sem que o comentário seja visto por todos. Como faço ?

    1. Lucas Lima disse:

      Oi Ana! Tudo bem? Nós, aqui na Profissas, usamos o Slack para comunicações pessoais, muitas vezes vinculado aos quadros do Trello. Já no Trello, o comentário sempre visto por todos que estiverem no quadro. Espero que tenhamos ajudado 🙂

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