Como utilizar o Trello para gerenciar sua equipe

Já falamos por aqui que estávamos utilizando o Wunderlist há cerca de um ano para gerenciar nossos projetos internos, e ele sempre conseguiu suprir todas nossas necessidades neste sentido.

Porém, conforme a equipe e o número de projetos em andamento foram crescendo, sentimos a necessidade de procurar uma ferramenta que permitisse uma organização mais prática e flexível para todo mundo da equipe.

Então decidimos transferir todos os nossos processos relacionados aos clientes para o Trello. Deixamos no Wunderlist apenas os processos de administração, que são recorrentes e muito mais simples de serem gerenciados.

A interface do Trello pode parecer um pouco intimidadora no início devido ao número muito maior de recursos que ela oferece em comparação ao Wunderlist, que é muito mais simples e intuitivo.

Mas com o tempo vimos que o Trello não é tão complicado como parece, e os vários recursos que ele oferece são de extrema utilidade. Não só para o gerenciamento dos projetos, mas também da equipe como um todo.

Separamos para vocês algumas dicas de como usamos o Trello para gerenciar nossa equipe nos mais variados projetos. Vale lembrar que um dos maiores diferenciais desta ferramenta é sua flexibilidade e, portanto, não significa que a forma como a utilizamos é a única ou a melhor, mas sim que ela  tem funcionado muito bem com a gente.

Crie um time pessoal para gerenciar seus projetos

O primeiro passo, antes de começar a organizar qualquer projeto, é definir quais pessoas irão trabalhar nele.

Você pode convidar todos os membros da sua equipe a fazer parte do seu time pessoal e, desta forma, ser capaz de delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada um no projeto.

Crie um quadro para cada cliente

Para organizar seus projetos de uma forma mais eficiente, você pode criar um quadro para cada cliente e assim conseguir selecionar as tarefas dentro de cada um deles de forma independente. Para facilitar a navegação e otimizar tempo, você também pode personalizar cada cliente com uma cor distinta.

Isso evita que você fique perdido no meio de várias tarefas sem saber exatamente a qual projeto ela pertence.

Organize suas listas

Dentro de cada quadro no Trello você tem a possibilidade de criar listas com cartões que podem ser classificados e gerenciados de diversas formas.

Aqui na Profissas nos decidimos utilizar a organização sugerida pelo próprio Trello, que é baseada na metodologia Kanban e define cada lista como uma etapa do processo.

Aqui na Profissas nós utilizamos cada cartão como um serviço que é oferecido para o cliente. Cada cartão pode ser delegado a determinado membro da equipe, possuir prazo de entrega, anexos e vários outros recursos.

Outra vantagem do Trello é a capacidade de mover cartões de uma lista para outra de forma rápida e intuitiva (você só precisa clicar e arrastar). Desta forma você pode facilmente mover um cartão (que no nosso caso é um serviço) que acabou de ser concluído da lista “Em andamento” para a lista “Finalizado”.

Crie checklists dentro de cada cartão

Como cada serviço é composto por várias tarefas, criamos dentro de cada cartão um checklist que indica detalhadamente o que precisa ser feito para conclusão daquele serviço.

Crie etiquetas para cada cartão

Outro excelente recurso do Trello que pode facilitar muito sua gestão é a possibilidade de criar etiquetas para cada cartão.

Isso permite que você identifique rapidamente os serviços de cada cartão, como por exemplo: SEO, desenvolvimento de sites, mídias sociais, etc. Além disso, a criação de etiquetas permite uma utilização eficiente dos filtros e faz com que você encontre muito mais rápido o que procura.

Tenha um quadro para Gestão de Projetos

Como gestor de projetos, é muito importante que você tenha um quadro que te mostre, mesmo que seja de forma simplória, todos os projetos que estão em andamento pela sua equipe.

Outra forma de acompanhar o trabalho de sua equipe é através do fluxo de notificação. Ele mostra, de forma rápida e dinâmica, o que foi modificado, quando e por qual membro da equipe.

Utilize os filtros de pesquisa

Conforme o número de projetos em andamento e o tamanho da equipe cresce, é natural que fique cada vez mais difícil conseguir encontrar o que você procura apenas navegando pela interface do Trello.

Existem vários filtros disponíveis, como quadros, listas, membros da equipe e outros. Mas talvez o mais útil na hora de acompanhar o andamento da sua equipe seja o filtro por etiquetas.

Vamos supor que você queira saber como está o andamento do desenvolvimento de um determinado site, basta filtrar a busca pela etiqueta previamente criada “Desenvolvimento de Site” e violá.

Utilize o Calendário para controlar os prazos

Uma ferramenta “extra” que pode ser utilizada a seu favor é o Calendário que a própria plataforma oferece. Por ele você pode acompanhar quais projetos e tarefas precisam ser completadas em determinada data.

O Calendário pode ser acessado através de Mostrar Menu > Ferramentas Extras > Calendário.

Use e abuse das extensões

Existem dezenas de extensões gratuitas e muito úteis para você otimizar ainda mais o seu uso do Trello, e o pessoal da SEO Master tem um ótimo artigo com as 6 melhores extensões que vale a pena conferir.

Uma extensão que tem sido muito útil para a gente aqui na Profissas é Elegantt. Ele gera automaticamente uma barra de progresso para seus projetos baseado nas suas informações do Trello.

Como vocês podem ver, além de ser uma ótima plataforma para gerenciamento de equipes e projetos, você pode otimiza-lo de acordo com suas necessidades e demandas.

Inclusive para processos de Inbound Marketing, como fazemos por aqui!

Sim, ele pode parecer um pouco complicado no início, mas com certeza o tempo que você gasta aprendendo a utiliza-lo é rapidamente compensando pelo tempo que você economiza com sua gestão de projetos no futuro.

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E como sempre, se ainda tiver alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato com a gente. 🙂